Information zum Hinweisgeberschutz

1. Vorwort

Der Gasversorgung Main-Kinzig GmbH liegt der Schutz von Hinweisgebenden am Herzen. Entsprechend möchten wir, dass potentielle Verstöße gegen unsere Werte umgehend gemeldet werden, so dass wir gegen diese vorgehen können.

Die Beachtung von Gesetz und Recht, der internen Vorgaben sowie die Prinzipien unserer Verhaltensgrundsätze sind für die Gasversorgung Main-Kinzig GmbH höchstes Gebot. Es ist für uns von entscheidender Bedeutung, von möglichem Fehlverhalten zu erfahren und für eine entsprechende Aufklärung zu sorgen.

Das eingerichtete Hinweisgeberverfahren gewährleistet den umfassendsten Schutz sowohl für die Hinweisgebenden als auch für die Betroffenen. Dazu gehört auch, dass wir die Möglichkeiten zur anonymen Kontaktaufnahme und Meldung anbieten.

Erst nach einer sorgfältigen Prüfung der Hinweise und dem Vorliegen konkreter Anhaltspunkte für einen schwerwiegenden Regelverstoß wird eine Ermittlung eingeleitet. Diese erfolgt unter strikter Wahrung höchster Vertraulichkeit und im Rahmen eines fairen, zügigen und vertraulichen Prozesses.

2. Kontakt interne Meldestelle

Meldungen können an unsere externe Hinweisgeberbeauftragte Lena Ludwig oder ihre Vertreter entweder per E-Mail an hinweise-mkg@psw.de oder als telefonische Nachricht unter +49 159 046 130 67 gemeldet werden.

Für Meldungen per E-Mail stellen wir eine Verschlüsselung bereit. Siehe Abschnitt 8.

Die Anonymität der Hinweisgebenden wird gegenüber der Gasversorgung Main-Kinzig gewahrt und wird nur nach vorheriger ausdrücklicher Einwilligung offengelegt.

3. Meldungen von Verstößen, die den Hinweisgeberschutz garantieren

Nachfolgende Rechtsverstöße können über unsere interne Meldestelle gemeldet werden:

• Steuerbetrug
• Geldwäsche
• Ungereimtheiten bei der öffentlichen Auftragsvergabe
• Fehler bei der Produkt- und Verkehrssicherheit
• Verstöße gegen den Umweltschutz
• Gefahren für die öffentlicher Gesundheit
• Verstöße gegen den Verbraucher- und Datenschutz
• Verstöße gegen Strafvorschriften
• Verstöße, die eine Ordnungswidrigkeit darstellen, und dem Zweck der Norm zuwiderlaufen konkret dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit so wie dem Schutz der Rechte von Beschäftigten dienen

4. Inhalt einer Meldung

Je mehr Informationen, Belege und Beweise Sie uns zur Verfügung stellen können, desto besser kann Ihre Meldung bearbeitet werden. Als Hilfestellung können Sie sich an den nachfolgenden Hinweisen orientieren:

1. Um welches Unternehmen/Standort handelt es sich?
2. In welcher Verbindung stehen Sie zu dem Unternehmen? (Wenn nicht anonymisiert: Ihr Name und Ihre Position)
3. Was möchten Sie melden?
4. Wann war dieser Vorfall?
5. Wer ist an dem Sachverhalt beteiligt? (Personen, Abteilung, usw.)
6. Gibt es weitere Zeugen?
7. Gibt es Nachweise, Belege oder ähnliches?
8. Teilen Sie der Hinweisgeberbeauftragten Ihre Kontaktmöglichkeiten mit, damit Sie für Rückfragen erreichbar sind und Ihnen das Ergebnis des Verfahrens mitgeteilt werden kann.

Die Meldung kann ebenso auch anonym/pseudonym abgeben werden. Die Anonymität der/des Hinweisgebenden wird gegenüber dem Unternehmen gewahrt und nur nach vorheriger ausdrücklicher Einwilligung offengelegt.

5. Missbrauch der Meldestelle

Bei wissentlichen Falschmeldungen und vorsätzlichem Missbrauch behält sich die Gasversorgung Main-Kinzig GmbH das Recht vor, Strafantrag zu stellen oder andere geeignete Sanktionen zu ergreifen.

6. Externe Meldestellen

Ihnen stehen weiterhin externe Meldestellen bei den jeweiligen Überwachungsbehörden zur Verfügung. Rufen Sie für die Kontaktinformationen die Websites der zuständigen Behörden auf.

7. Ablauf eines Verfahrens

Nach Eingang der Meldung erhält der/die Hinweisgebende innerhalb von 7 Tagen eine Eingangsbestätigung der Hinweisgeberbeauftragten. Es sei denn es liegt keine Kontaktmöglichkeit vor oder die Meldung wurde anonym vorgenommen.

Nach 3 Monaten wird der/die Hinweisgebende über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen informiert. Es müssen ordnungsgemäße Folgemaßnahmen nach §18 HinSchG sein. Solche können u.a. interne Nachforschungen oder mögliche Maßnahmen zur Behebung des Problems sein.

Sollten sich trotz Nachforschungen keine hinreichenden Beweise ergeben, wird der/die Hinweisgebende über den Abschluss des Verfahrens aufgrund mangelnder Beweise informiert. In einem solchen Fall steht dem/der Hinweisgebenden der Weg über die externen Beschwerdestelle frei. Diese Meldestelle hat 6 Monate Zeit, um das Verfahren abzuschließen.

8. Sicherheit der Verarbeitung

Für die Durchführung des Verfahrens wurden angemessene Schutzmaßnahmen sowohl technischer als auch organisatorischer Natur getroffen.

Um Ihnen eine sichere Meldung zu ermöglichen, stellen wir Ihnen nachfolgend die öffentlichen Schlüssel für eine verschlüsselte E-Mail-Kommunikation zur Verfügung:

9. Informationen zum Datenschutz bei der Bearbeitung von Hinweisen

9.1 Beschreibung des Verarbeitungsprozesses

Es werden nur personenbezogene Daten erhoben, die der/die Hinweisgebende bewusst mitteilt. Bspw.:

• Name
• E-Mail-Adresse oder Telefonnummer
• Weitere personenbezogene Daten, die im Rahmen der Beschreibung des Hinweises entstehen

9.2 Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der von Ihnen bewusst mitgeteilten personenbezogenen Daten, um Verstöße innerhalb unseres Unternehmens zu vermeiden und aufzudecken, die Rechtmäßigkeit interner Verfahren zu prüfen und unsere Integrität zu schützen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten (des Hinweisgebers sowie der von der Meldung betroffenen Person) ergibt sich somit aus Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG, Art. 88 DSGVO.

• Die Verarbeitung personenbezogener Daten ergibt sich darüber hinaus aus einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO.
• Soweit der/die Hinweisgebende seine/ihre Identität gewollt oder bewusst preisgeben möchte, ist die Rechtsgrundlage für diese Angaben eine Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO (bewusste Aufhebung der Anonymität im Meldeformular).

9.3 Zweckbestimmung

Das Hinweisgebersystem steht Mitarbeiter*innen unseres Unternehmens und Dritten (z.B. Geschäftspartner*innen, Lieferant*innen, Mitarbeiter*innen verbundener Unternehmen) zur Hinweismeldung zur Verfügung.

Das Hinweisgebersystem dient der Entgegennahme und Aufklärung von schwerwiegenden Verdachtsfällen über Verstöße gegen das Unionsrecht nach EU-Richtlinie 2019/1937, insbesondere über strafbare Handlungen, die zu einer Gefährdung unseres Unternehmens führen können als auch zur Aufnahme von allgemeinen Prozessmängeln und Schwachstellen, die einen entsprechenden Handlungsbedarf erfordern.

9.4 Speicherung personenbezogener Daten des Hinweisgebers

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden nach Maßgabe bis zum Abschluss des Prüfverfahrens und Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (i.d.R. 3 Jahre) gespeichert und danach gelöscht, insbesondere wenn nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO gesetzliche Verpflichtungen zur längerfristigen Speicherung der Daten bestehen oder eine/r der Betroffenen in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt hat. Vorbehaltlich solcher Aufbewahrungspflichten werden Daten gelöscht, sobald der Zweck, zu dem sie erhoben wurden, weggefallen ist.

Soweit gesetzlich zulässig werden Daten auch gespeichert, wenn dies zur Geltendmachung von oder Verteidigung gegen Rechtsansprüche erforderlich ist.

9.5 Speicherung personenbezogener Daten der vom Hinweis betroffenen Person

Für den Fall, dass personenbezogene Daten gespeichert werden, wird der/die davon Betroffene über die Verarbeitung und Nutzung dieser Daten informiert, sobald davon keine Gefahr für die Sachverhaltsaufklärung besteht. Der/die von der Meldung Betroffene hat in diesem Fall auch einen Anspruch auf Auskunft der über ihn/sie gespeicherten personenbezogenen Daten. Die Identität des/der Hinweisgebenden bleibt von diesem Auskunftsrecht vorbehaltlich der vorstehenden Regelungen grundsätzlich ausgenommen.

9.6 Wahrung der Betroffenenrechte

Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die in der Meldung genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Nach Art. 15 DSGVO hat die betroffene Person, sowohl der/die Hinweisgebende als auch die beschuldigte Person, Anspruch auf Auskunft der zu ihrer Person gespeicherten Daten, auch soweit sie sich auf Herkunft und Empfänger*in beziehen. Es besteht jedoch keine Auskunftsverpflichtung, soweit durch die Auskunft Informationen offenbart würden, die wegen überwiegenden berechtigten Interessen eines Dritten geheim gehalten werden müssen, § 29 Abs. 1 Satz 2 BDSG. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten noch erforderlich sind – insbesondere für die Bearbeitung einer Meldung. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Für weitere Fragen und die Möglichkeit, Ihre Rechte geltend zu machen, können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.

Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

10. Änderungen

Bitte beachten Sie den jeweils aktuellen Stand dieser Seite, da wir regelmäßig Änderungen an den Inhalten im Rahmen unserer Reviewprozesse vornehmen.

Stand: November 2023